Endlich ein Portal statt nur Post

Von ewigen E-Mailketten und Rückfragen zum Reklamationsportal

Guter Reklamationsprozess – leider auf Basis von Mail und Excel:
Weinberger Bauen & Wohnen hatte intern einen strukturierten Reklamationsprozess aufgebaut – nachvollziehbar, verantwortungsklar, kundenorientiert. Doch die Umsetzung lief über Excel-Listen, E-Mails und teils sogar Post. Das führte zu Medienbrüchen, verzögerten Reaktionen und unnötigen Rückfragen. Der Ablauf war solide – aber das Werkzeug passte nicht mehr zur Realität.

Systemhaus erkennt den Hebel – und setzt auf Verstärkung:
Das betreuende Systemhaus war nah dran am Kunden – und merkte schnell: Der Prozess ist da, aber technisch nicht skalierbar. Statt selbst zu entwickeln oder ein neues Tool einzuführen, entschieden sie sich für eine gezielte Übergabe: an uns als bekannten Partner  – einfach: Ball abspielen, Problem gelöst.

Microsoft 365 war vorhanden – aber nicht ausgeschöpft:
Wie bei vielen Mittelständlern war Microsoft 365 bereits lizenziert – aber weitgehend ungenutzt. SharePoint, Power Automate oder Power Apps blieben unter dem Radar. Für das Systemhaus lag der Fokus auf Infrastruktur und Support – also genau dort, wo ihre Kernkompetenz liegt. Die Prozessdigitalisierung kam durch UNAVIO ins Spiel – punktgenau, ohne Reibungsverluste.

Eingesetzte Technik

  • SharePoint Online
  • Power Automate
  • Azure (Webservice, API, ExternalID)

 

Benötige Lizenzen

  • 1x M365 Business Basic
  • 1x Power Automate Premium

Dein ‚Done-For-You‘-Partner im Hintergrund. Ihr gebt den Ball weiter, wir liefern. Und euer Kunde denkt:
Wow, das war aber stressfrei.

Projektablauf:

Kunden erfassen ihre Reklamationen strukturiert über ein Portal – ohne Telefon, ohne E-Mail-Ketten. Gleichzeitig sollen sie alle relevanten Dokumente zur Wohnung selbst herunterladen – vom Vorvertrag bis zur Pflegeanleitung der Arbeitsflächen.

Das Ziel des Service-Teams:
Weniger Rückfragen, klarere Abläufe, spürbare Entlastung.

Unser Anspruch dabei: Minimaler Eingriff in die bestehende IT-Struktur. Keine neue Software, kein Lizenzchaos, keine unnötige Belastung für die IT. Wir bauen auf dem auf, was da ist – und machen es besser.

In enger Abstimmung mit dem Systemhaus haben wir umgesetzt:

  • SharePoint als sicheres Backend eingerichtet
  • Dokumentstruktur gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet
  • Portal entwickelt, getestet, live genommen
  • Erinnerungsmails & kleine Automatisierungen nachgezogen

Kein Overhead, kein Theater. Niemand ist in endlosen Workshops versauert.

Einblick in die fertige Lösung

Was deine Kunden möglicherweise sagen könnten

Szenario 1

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Je mehr Prozesse wir ins M365 bringen, desto wichtiger wird eure Rolle. Denn mit jedem Schritt wächst der Bedarf an Backup, Sicherheit und guter IT-Begleitung.

Wir sorgen für Bewegung –
ihr sorgt dafür, dass alles stabil läuft.
Das ergänzt sich perfekt.

Meld dich einfach. Du weißt ja, wie wir ticken.

Wenn du was auf dem Tisch hast – ein Thema, eine Idee oder einfach eine technische Frage:
Schick mir ’ne Mail oder ruf kurz durch.

Wir klären das wie immer – schnell, unkompliziert und ohne lange Schleifen.
Ich freu mich auf dein Thema.