Urlaubsanträge ohne Zettelwirtschaft
Urlaub ohne Hin und Her – wie ein Coach für Klarheit und Leichtigkeit sorgte
Kundenproblem:
Der Coach merkte schon nach wenigen Minuten im Gespräch: Dieses Thema ist klein – und gleichzeitig riesig. Jedes Mal, wenn das Wort „Urlaub“ fiel, wechselten HR-Mitarbeitende und Führungskräfte vielsagende Blicke. Der Ablauf war ein Hindernisparcours: Zettel hier, E-Mail dort, Rückfragen am Telefon, und niemand wusste so genau, wo der Antrag gerade steckt. Führungskräfte suchten in ihrer Abwesenheit nervös nach Vertretungen, Mitarbeitende waren unsicher, ob ihre freien Tage überhaupt genehmigt werden. Das Ergebnis: ein ständiges Grundrauschen aus Nachfragen, Missverständnissen und unterschwelliger Anspannung.
Für den Coach war klar: Hier geht es nicht nur um einen Prozess. Hier geht es um Wertschätzung, um Verlässlichkeit, um ein Miteinander, in dem alle wissen, dass auf sie geachtet wird. Es brauchte einen Ablauf, der Sicherheit schenkt – und die Zusammenarbeit entlastet.
Wir sind überzeugt: Kultur entsteht nicht in großen Meetings, sondern in den kleinen Momenten, in denen Zusammenarbeit reibungslos funktioniert. Wenn selbst ein Urlaubsantrag einfach, klar und fair abläuft, macht das einen Unterschied – und gibt allen den Kopf frei für das, was wirklich zählt.
Der Wendepunkt
Lösungsansatz:
Gemeinsam mit den Verantwortlichen stellte der Coach den Ablauf vom Kopf auf die Füße. Plötzlich war klar: Wer zuständig ist, wann eine Vertretung greift und wie der aktuelle Stand transparent bleibt. Kein ständiges Nachhaken, kein ungutes Gefühl mehr. Der Urlaubsprozess wurde so leicht und verlässlich, dass er zur Nebensache wurde – und genau dadurch eine große Last von allen Schultern nahm.
Die HR-Abteilung atmete auf. Führungskräfte konnten ohne schlechtes Gewissen in den Urlaub gehen, weil sie wussten: Alles läuft auch ohne sie. Mitarbeitende freuten sich, wenn sie hörten: „Dein Urlaub ist fix.“ Die Stimmung veränderte sich spürbar – weniger Reibung, mehr Vertrauen, mehr Raum für die eigentlichen Aufgaben.
Für den Coach war es der Moment, in dem klar wurde: Kleine Änderungen im Ablauf können große kulturelle Wirkung haben. Ein transparenter Prozess schenkt nicht nur Zeit, sondern auch Ruhe und gegenseitigen Respekt.
Einblick in die fertige Lösung
Was deine Kunden möglicherweise sagen könnten
Lange Rückmeldezeiten
„Mein Urlaubsantrag liegt seit Wochen rum, keine Ahnung, ob der durch ist.“
Fehlende Vertretung
„Wenn ich nicht da bin, kümmert sich halt keiner um die Anträge – dann stapelt sich alles.“
Ständige Rückfragen
„Ich hab ständig Mails zu Urlaubssachen im Postfach, weil keiner weiß, wie der Stand ist.“