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Das Pareto-Prinzip für optimales Zeitmanagement

Zeitmanagement ist das A und O, um produktiv und effektiv arbeiten zu können. Im Umkehrschluss bedeutet mangelhaftes Zeitmanagement oftmals Stress und Misserfolge – sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext.

Um das eigene Zeitmanagement zu optimieren, ist das sogenannte Pareto-Prinzip empfehlenswert. Vielleicht hast du noch nie etwas davon gehört oder dich bisher nicht näher mit diesem Prinzip beschäftigt. In diesem Artikel wirst du erfahren, wie du das Pareto-Prinzip ganz einfach nutzen kannst, um effektiver und stressfreier zu arbeiten und mehr Struktur in deinem Privatleben zu haben.

Woher stammt das Pareto-Prinzip?

Erfinder dieses Prinzips war der Italiener Vilfredo Pareto. Im Rahmen einer Studie entdeckte er, dass sich 80 Prozent des Staatsvermögens auf 20 Prozent der italienischen Staatsbürger verteilten. Daraus schloss er, dass italienische Banken mit einem Fünftel ihrer verwendeten Zeit 80 Prozent ihrer Kunden betreuten.

Demzufolge lassen sich gemäß des Pareto-Prinzips – auch 80/20-Regel genannt – 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreichen. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse brauchen mit 80 Prozent hingegen den meisten Arbeitseinsatz.

Alltägliche Beispiele, an denen sich das Pareto-Prinzip verdeutlichen lässt

  • Vielleicht wusstest du noch nicht, dass die meisten Unternehmen 80 Prozent ihres Umsatzes mit lediglich 20 Prozent ihrer Produkte generieren.
  • In Lagern ist es oft so, dass 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Platzes benötigen.
  • Im Internet machen 20 Prozent der Webseiten 80 Prozent des gesamten Datenvolumens aus.
  • 80 Prozent der städtischen Bewohner eines Landes verteilen sich auf 20 Prozent der Städte.
  • 80 Prozent deiner täglichen Anrufe verwendest du mit 20 Prozent deiner gespeicherten Kontakte.
  • 80 Prozent der Zeit trägst du lediglich 20 Prozent deiner Anziehsachen aus dem Kleiderschrank.

Wenn du deine Prioritäten richtig setzt, kannst du mit 20 Prozent deines Arbeitsaufwandes in vielen Fällen 80 Prozent der gesamten Arbeit erledigen.

Lass uns im folgenden Abschnitt auf den letzten Punkt noch genauer eingehen, denn somit können wir eine Brücke zwischen optimalem Zeitmanagement und dem Pareto-Prinzip schlagen.

Effektives Zeitmanagement und das Pareto-Prinzip

Die 80/20-Regel kannst du sowohl in deinem Berufs- als auch in deinem Privatleben wunderbar einsetzen, um dein Zeitmanagement zu optimieren. Hierdurch kannst du die Prioritäten auf die wesentlichen Teile eines Projektes oder eines Arbeitsschrittes legen. Wie bereits gesagt, erzielst du durch 20 Prozent deiner Zeit 80 Prozent der Ergebnisse.

Im Berufsleben bist du immer wieder an bestimmte Fristen gebunden. Dies macht sich insbesondere bei Projektarbeiten bemerkbar. Insbesondere bei parallel laufenden Aufgaben – Stichwort Multitasking – ist es für deinen beruflichen Erfolg sehr wichtig, dass du Prioritäten setzen kannst. Dies bedeutet also, du musst deine Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit klassifizieren können. Genau an diesem Punkt setzt das Pareto-Prinzip an. Du kannst deine Arbeit und dein Privatleben optimal strukturieren, wenn du für dich benennen kannst, welche Arbeiten dringend erledigt werden müssen und welche Dinge du sprichwörtlich „auf die lange Bank schieben“ kannst. Konkret bedeutet dies, dass du 80 Prozent der täglich anfallenden Arbeiten in 20 Prozent der Zeit erledigen kannst, da es sich hierbei eben um die relevanten Aufgaben handelt, die darüber entscheiden, ob du in deiner Arbeit – oder bei deinen privaten To-Dos – erfolgreich bist oder immer einen Schritt zurückbleibst.

Das Pareto-Prinzip an einem Beispiel aus dem Privatleben

Lass uns das Pareto-Prinzip für dein Privatleben einmal an einem ganz banalen Beispiel veranschaulichen.

Deine neue Freundin bzw. dein neuer Freund ruft dich eines Morgens an und möchte dich damit überraschen, dass er/sie dich um die Mittagszeit herum spontan besuchen möchte. Leider schreit deine Wohnung geradezu nach Sauberkeit und Ordnung. Um deine vier Wände wirklich komplett auf Vordermann zu bringen, würdest du locker vier oder fünf Stunden benötigen. Bis zur Mittagszeit bleibt dir jedoch nur noch eine Stunde. Nach dem Pareto-Prinzip kannst du innerhalb dieser Stunde jedoch genau das Wichtigste erledigen.

  • Du machst also dein Bett,
  • verstaust wild herumliegende Kleidungsstücke im Wäschekorb oder im Kleiderschrank und
  • lässt schmutziges Geschirr in der Spülmaschine verschwinden.

Damit hast du bereits das Gröbste innerhalb kurzer Zeit geschafft und auf den ersten Blick sieht deine Wohnung ordentlich und besucherfreundlich aus.

Das Pareto-Prinzip an einem Beispiel aus dem beruflichen Alltag

Das Pareto-Prinzip lässt sich aber auch spielend leicht an einem typischen Beispiel aus deinem beruflichen Alltag verdeutlichen.

Dein Vorgesetzter hat dir aufgetragen, vormittags einen neuen Angestellten einzuarbeiten. Gleichzeitig erwartet er jedoch von dir, dass du bis zur Mittagszeit einen Stapel Akten bearbeitest.

Gemäß dem Pareto-Prinzip wirst du dem neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung zunächst einmal die wichtigsten Zusammenhänge erklären, damit er mit seiner Arbeit beginnen kann. Auf eine große Büroführung wirst und kannst du hierbei dann verzichten. Im Anschluss kannst du dich um die Akten kümmern und teilst diese hinsichtlich ihrer Priorität ein – besonders wichtig sind hierbei zum Beispiel Akten, die noch von anderen Abteilungen weiterbearbeitet werden müssen.

Fazit

Mit dem Pareto-Prinzip kannst du deine Zeit so einteilen, dass du alle wichtigen Aufgaben innerhalb kurzer Zeit erledigen kannst. Hierdurch vermeidest du Stress und nicht eingehaltene Deadlines. Eine kleine Einschränkung gibt es aber: Das Pareto-Prinzip ist nur etwas für Personen, die bei ihren Aufgaben Prioritäten setzen können.