Handbücher für’s Qualitätsmanagement
Vom Dokumentenchaos zur klaren Qualität – wie ein Coach die Wende einleitete
Kundenproblem:
Der Coach merkte schon in den ersten Gesprächen, dass hier kein Mangel an Qualitätsanspruch herrschte – sondern an Strukturen, die diesen Anspruch im Alltag tragen. Handbücher, Prozessbeschreibungen und Richtlinien waren wie lose Blätter im Wind: verteilt über zahllose Ordner, doppelt vorhanden, schwer auffindbar.
Wer eine Information brauchte, klickte sich durch Dateinamen, die eher Rätsel als Orientierung boten. Es gab keine Volltextsuche, keinen klaren Freigabeprozess. Wenn ein Dokument freigegeben werden musste, lief es über E-Mails, Ausdrucke oder Zurufe – ohne Kontrolle, ohne Nachvollziehbarkeit..
Wir glauben, dass Qualität kein statisches Dokument ist, sondern etwas, das jeden Tag gelebt werden muss. Dafür braucht es Strukturen, die Menschen entlasten, Sicherheit geben und Zusammenarbeit fördern. Unsere Aufgabe ist es, die technische Basis zu schaffen, auf der Coaches ihre Wirkung entfalten und Veränderung dauerhaft bestehen kann.
Wie wir Ordnung und Sicherheit geschaffen haben
Gemeinsam mit dem Coach und den Verantwortlichen entwickelten wir eine zentrale Plattform für alle QM-Dokumente – auf Basis von Microsoft 365, ohne zusätzliche Tools.
Jedes Dokument ist jetzt versioniert – mit klarer Historie, wer wann was geändert hat. Die integrierte Volltextsuche liefert Ergebnisse in Sekunden statt Minuten. Ein verbindlicher Freigabeprozess stellt sicher, dass nur geprüfte Inhalte den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
Das Unternehmen wechselte vom Reagieren zum Agieren. Suchzeiten reduzierten sich um bis zu 80 %, Freigaben liefen in Stunden statt Tagen durch, und fehlerhafte Dokumentversionen gehören der Vergangenheit an.
Aber die eigentliche Veränderung war emotional: Mitarbeitende arbeiten jetzt mit dem guten Gefühl, immer die richtige und aktuelle Information zur Hand zu haben. Diskussionen über „wer hat die richtige Version?“ gibt es nicht mehr.
Für den Coach war es der Moment, in dem seine Arbeit fest im Alltag verankert war – die von ihm initiierten Verbesserungen leben weiter, Tag für Tag, sichtbar und wirksam.
Einblick in die fertige Lösung
Was deine Kunden möglicherweise sagen könnten
Aktuelle Version (?!)
„Ich weiß nie, ob ich die aktuelle Version in der Hand habe.“
Zähe Freigaben
„Die Freigabe dauert ewig – und jeder macht’s irgendwie anders.“
Zeitfressende Suche
„Ich verbringe mehr Zeit mit Suchen als mit meiner eigentlichen Arbeit.“