Liebe Besucher, willkommen mit System
Vom ersten Hallo bis zum letzten Auf Wiedersehen – klar, sicher, professionell.
Der Coach trat durch die Glastür – und da lag er schon: ein welliger Papierzettel auf dem Tresen, an der Ecke ein Kaffeefleck, daneben ein abgenutzter Kuli mit kleinem Knoten in der Kordel. „Bitte hier Name, Firma, Uhrzeit eintragen“, stand oben. Während er schrieb, hörte er das leise Blättern der Empfangskraft, die hektisch in einem Stapel handbeschriebener Zettel suchte. „Moment… irgendwo muss das sein…“ murmelte sie – ein Satz, der mehr über den Zustand des Empfangs aussagte als jede Statistik.
Er spürte sofort die Unruhe, die zwischen den Zeilen hing: Niemand wusste auf einen Blick, wer gerade im Gebäude war. Wenn ein Gast früher ging, blieb der Eintrag einfach stehen. Besucherausweise lagen mal bereit, mal nicht. Und in der Mischung aus Telefonklingeln, Postzustellung und ankommenden Gästen wurde das Willkommen oft auf ein gehetztes Lächeln reduziert.
Für den Coach war klar: Das hier ist nicht nur ein Zettelproblem. Es geht um Sicherheit, um Professionalität – und um das Gefühl, gesehen und gut empfangen zu werden.
Empfang ist mehr als hein Hallo – er ist der Startpunkt für Vertrauen. Deshalb schaffen wir Strukturen, die willkommen heißen und gleichzeitig Sicherheit geben.
Kern der Lösung / Arbeitserleichterung
Noch am selben Tag sagte der Coach zur Geschäftsführung: „Euer Empfang ist die Visitenkarte des Unternehmens. Jeder Gast sieht zuerst den Papierzettel – nicht euch.“ Gemeinsam mit dem Empfangsteam entwickelten sie einen Ablauf, der Sicherheit und Herzlichkeit verbindet: digitale Anmeldung direkt am Tresen oder schon vor dem Termin, automatische Erfassung aller wichtigen Daten – Name, Firma, Uhrzeit, Ansprechpartner – für alle Berechtigten sofort einsehbar.
Die Veränderung war spürbar vom ersten Tag an: Keine Sucherei mehr, kein nervöses Blättern, kein unsicheres „Moment, ich muss kurz schauen…“. Stattdessen ein klarer Blick auf die Liste, ein freundliches Willkommen, Zeit für Orientierung. Die Sicherheitschecks laufen im Hintergrund, sauber dokumentiert, ohne den Empfang zu belasten.
Für den Coach war dieser Moment ein Lehrstück: Wenn Prozesse Menschen entlasten, entsteht Raum für echten Kontakt. Gäste fühlen sich willkommen, Mitarbeitende können ihre Rolle mit Ruhe und Stolz ausfüllen – und das Unternehmen gewinnt an Vertrauen und Professionalität, bevor das erste Gespräch überhaupt beginnt.
Einblick in die fertige Lösung
Was deine Kunden möglicherweise sagen könnten
Papier-Besucherzettel
„Bei uns füllt jeder Gast immer noch ’nen Zettel aus.“
Fehlende Abmeldung
„Abmelden vergessen? Passiert ständig.“
Aktuelle Besucher
„Wer im Haus ist? Muss ich erst im Ordner nachschauen.“